Agente administrative et soutien aux projets

SOMMAIRE DU POSTE
Relevant de la direction générale de l’Union Culturelle des Franco-Ontariennes (l’UCF♀),
l’agente administrative et soutien aux projets réalise un éventail de tâches administratives,
entre autres, liées aux services aux membres et à l’appui à la programmation et aux
projets de l’organisme. De plus, elle offre un soutien primordial à la direction générale
notamment en ce qui a trait à l’appui administratif, clérical et financier. Par ailleurs, la
titulaire du poste participe activement à la rédaction et à la diffusion de communications
externes afin de promouvoir les activités et les projets de l’UCF♀. Enfin, elle s’acquitte de
diverses tâches de reddition de compte (rapports de projets et statistiques) selon les
modalités organisationnelles et des bailleurs de fonds.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
Services aux membres
1. Répond aux questions des membres et leur fournit, selon leurs besoins d’information,
du soutien approprié
2. Effectue des appels et transmet des courriels réguliers aux membres afin de maintenir
des liens significatifs entre l’UCF♀ et celles-ci
3. Maintient à jour la liste des membres, coordonne l’envoi annuel des cartes de
membres, leur fournit l’accès intranet et un soutien général
4. Fournit un appui lié à la coordination du dossier des cotisations tel que le
renouvellement, les demandes d’adhésion ainsi que la coordination des cotisations
par les cercles
5. Soutient les membres en ce qui a trait à la coordination des avantages corporatifs de
l’adhésion à l’UCF♀; à cet effet, fournit, aux membres qui le souhaitent, des
informations liées au programme et de l’accompagnement leur permettant de profiter
de tous les avantages de la membriété
6. Fournit un soutien administratif et financier quant à la coordination du dossier des
ristournes liées aux cotisations ainsi que les remises aux cercles et aux régions
(calcul, paiements et lien d’autorisation de la direction générale)

7. Transmet, par courriel ou par la poste, diverses publications et ressources répondant
aux besoins des membres

Appui à la programmation et aux projets
8. Prépare, en temps opportun, de l’information, des documents afin d’appuyer la mise
en œuvre d’activités liées à la programmation et aux projets menés par l’UCF♀
9. Communique avec les cercles, selon la programmation et les projets en cours, afin de
leur fournir l’accompagnement et l’information nécessaires en lien avec leur
l’engagement dans la mise en œuvre de la programmation et des projets dans
chacune des régions
10. Fournit l’appui nécessaire lié à la logistique entourant la promotion et l’organisation
d’activités propres à la programmation et aux projets de l’UCF♀
11. Effectue, avec la direction générale, de manière régulière, les suivis administratifs
propres à la programmation et aux projets
12. Effectue divers types de recherche d’information pouvant appuyer l’avancement de la
programmation et des projets de l’organisme
13. Crée et utilise de manière continue un système nuagique facilitant la coordination des
travaux liés à la programmation et aux projets de l’UCF♀.

Soutien administratif financier
1. Vérifie les factures reçues par les divers fournisseurs de services
2. Veille à la comptabilisation adéquate des factures et à leur impartition exacte au sein
des rubriques financières spécifiques
3. Applique les politiques et procédures en vigueur en ce qui a trait au remboursement
des dépenses réclamées par diverses ressources
4. Coordonne la logistique entourant les contrats de travail des ressources de l’équipe
(la réception, la signature et l’archivage)
5. Veille au respect du budget de l’organisme lors de la réalisation de toutes tâches
impliquant de potentielles dépenses liées au fonctionnement (par exemples, le
congrès et l’AGA), à la programmation et aux divers projets de l’UCF♀.

Appui administratif et clérical à la direction générale
1. Prend les appels téléphoniques et les courriels (demandes d’information) de
ucfo@franco-ontariennes.ca et les achemine aux personnes appropriées de l’équipe;
est également appelée à accueillir les visiteurs, se déplacer, hebdomadairement, au
bureau de poste, à effectuer le tri du courrier ainsi que des photocopies et du
classement, à réaliser divers envois électroniques et postaux
2. Fournit, à la direction générale, de l’appui lié à l’organisation de rencontres (conseil
d’administration ou autres), la rédaction de comptes rendus, de procès-verbaux et de
la correspondance simple etc…
3. Appuie la direction générale quant à l’organisation du congrès annuel et de
l’Assemblée générale des membres
4. Fournit un soutien logistique aux membres du conseil d’administration ayant à se
déplacer lors de rencontres tel que les réservations d’hébergement, les repas, la
préparation de trousses, de documents etc…

Communications numériques
1. Maintient la cohérence de l’image professionnelle de l’UCF♀ par rapport aux
communications écrites, visuelles ainsi que lors des diffusions numériques
2. Respecte les modalités visuelles des projets (publications, le site internet, les
documents produits pour la programmation et les projets etc…) par le maintien ou
l’ajout des logos reconnaissant les bailleurs de fonds

3. Participe à la rédaction de messages et de communications destinés au site web de
l’UCF♀ incluant les résultats de toutes collectes de fonds
4. Rédige l’infolettre de l’UCF♀ et la transmet aux récipiendaires des communications
par l’entremise du logiciel à cet effet
5. Participe au renforcement de la présence de l’organisme sur plusieurs médias
sociaux tels que Facebook, Instagram, LinkedIn et Twitter; est appelée à rédiger et à
déposer, selon les besoins, des messages simples et divers contenus sur les
comptes des médias sociaux de l’UCF♀
6. Peut être appelée à mettre à jour certains aspects du site web de l’UCF♀.

Reddition de compte et tâches administratives
1. Participe à la compilation des données statistiques des divers rapports liés à la
programmation et aux projets menés par l’UCF♀
2. Participe à la coordination de la collecte de toute l’information exigée quant à la
réalisation de la programmation et de divers projets, et ce, préalablement à l’envoi des
rapports intérimaires et finaux destinés aux bailleurs de fonds
3. Appuie l’équipe quant à la mise à jour des rapports d’activités et statistiques répondant
aux exigences organisationnelles et du bailleur de fonds
4. Participe à la rédaction de l’ébauche des rapports intérimaires et finaux portant sur la
programmation et les projets aux fins de transmission aux bailleurs de fonds
5. Veille à la numérisation et à l’archivage nuagique de divers types de documents
(ordres du jour, procès-verbaux des rencontres du conseil d’administration, de
l’assemblée générale annuelle, statuts et règlements, politiques, procédures, états
financiers mensuels, etc…) de l’UCF♀, selon les modalités organisationnelles établies
et les lois en vigueur
6. Fournit l’appui administratif nécessaire lié aux collectes de fonds de l’UCF♀
7. Maintient à jour diverses bases de données ainsi que différentes listes de contacts
utiles et pertinents pour l’organisme.

Appui lié aux ressources matérielles
1. Coordonne, obtient des devis et effectue, suite à l’approbation de la directrice
générale, divers achats d’équipement et de fournitures
2. Effectue, selon la demande, les achats d’outils promotionnels liés aux divers projets
3. Installe les logiciels et autres programmes sur l’équipement informatique de l’équipe,
selon les besoins
4. Offre un soutien technique à l’équipe en ce qui a trait à l’utilisation optimale de
l’équipement informatique ainsi que des plateformes et logiciels choisis par l’UCF♀
5. Crée un document et maintient à jour l’inventaire des équipements appartenant à
l’UCF♀.

Collaborations internes
1. Participe aux rencontres d’équipe
2. Travaille en collaboration avec le personnel de l’UCF♀, et ce, dans son champ de
compétences en partageant toute information pertinente avec l’équipe
3. Partage la responsabilité, avec l’équipe, quant à l’entretien hebdomadaire du bureau.

Effectue toutes autres tâches connexes qui lui seraient confiées par la direction générale.

EXIGENCES ACADÉMIQUES, EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE ET
CONNAISSANCES TECHNIQUES LIÉES AU DOMAINE

Diplôme d’études collégiales en administration des affaires, incluant de la formation
en bureautique
2. Trois ans d’expérience de travail dans un poste similaire
3. Expérience de travail à titre d’agente de projets considérée comme un grand atout
4. Combinaison de formation et d’expériences dans des domaines connexes pourraient
être considérées
Connaissances et habiletés liées au domaine
5. Bonnes connaissances en ce qui a trait au fonctionnement administratif d’un
organisme à but non lucratif, y compris les procédures administratives liées au travail
de soutien d’une direction générale, d’un conseil d’administration et d’une petite
équipe
6. Connaissances liées aux défis des femmes franco-ontariennes dans les domaines tels
que la violence faite aux femmes, la littératie numérique et financière,
l’entrepreneurship féminin, le patrimoine franco-ontarien, les proches aidantes,
l’employabilité, seraient considérées comme un grand atout
7. Excellentes capacités de communication en français tant à l’oral qu’à l’écrit; capacité
de base à converser et à écrire en anglais
8. Connaissance et utilisation régulière d’un partagiciel par exemple One Drive, Google
Drive ou autres considérée comme un grand atout
9. Très bonnes capacités d’utilisation de logiciels informatiques tels la Suite Microsoft
Office (utilisation régulière d’Excel est requise), Outlook, l’Internet, Doodle, un
système de visioconférence tel que Zoom, Eventbrite, Mailchimp, Yapla, Wordpress
etc….

AUTRES ÉLÉMENTS
EFFORTS REQUIS
1. La concentration au travail est attendue, de manière régulière, compte tenu du travail
diversifié à accomplir.
2. La personne devra demeurer assise pendant des périodes assez longues en raison
de la nature du travail.

CONDITIONS DE TRAVAIL
1. Le travail s’effectue généralement durant les heures régulières de bureau. Une
flexibilité de l’horaire de travail pourrait être requise dans certaines circonstances.
2. Le niveau d’interruption du travail peut être fréquent compte tenu de la nature du travail
incluant la diversité des tâches.
3. Les rencontres s’effectuent de multiples façons soit au téléphone, en visioconférence
ou en personne.
4. L’agente administrative et soutien aux projets pourrait être appelée à œuvrer en
situation de télétravail ou en mode hybride; elle dispose d’un espace de travail
approprié à son domicile.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES
1. Faire preuve de professionnalisme
2. Grande précision, rigueur et attention aux détails
3. Très bonnes capacités de communication interpersonnelle
4. Sens élevé de l’organisation
5. Faire preuve d’autonomie et capacité à travailler en équipe
6. Faire preuve d’initiative et capacité de créativité (ex. en mode solutions)

7. Posséder des aptitudes techniques et fonctionnelles qui permettent de résoudre des
problèmes d’ordre technique
8. Capacité à apprendre rapidement
9. Capacité à mobiliser et engager des gens dans un projet
10. Démontrer la capacité à atteindre les résultats
11. Faire preuve d’intégrité et de discrétion

ENGAGEMENT
1. Effectue son travail avec une attitude positive ainsi qu’un comportement responsable
et professionnel.
2. Préserve un milieu de travail sécuritaire, empreint de respect envers les personnes
qui y travaillent.
3. Respecte en tout temps la confidentialité des dossiers, des projets, selon la politique
en vigueur.
4. Respecte le code des droits de la personne en Ontario qui stipule que toutes les
personnes ont les mêmes droits et chances sans discrimination en fonction des motifs
retrouvés dans le code.
5. Travaille dans un contexte de respect de la mission, du but, de la vision, du mandat
de l’UCF♀.
6. Respecte les principes directeurs, les règlements administratifs, les politiques, le code
d’éthique, les procédures et lignes de conduite de l’UCF♀.
7. Respecte les liens de communications liés à l’organigramme en place.
8. Respecte le plan de travail de l’UCF♀.
9. Maintient une performance à la hauteur des objectifs de l’UCF♀.
10. Développe l’ensemble de ses compétences, de ses connaissances et se fixe des
objectifs de développement continu.

CONDITIONS

  • Entrée en poste : Dès que possible
  • Salaire : Entre 24$/h et 27$/h
  • Nous offrons une place dans une équipe aux compétences variées, qui souhaite faire une différence dans l’amélioration des conditions de vie des femmes francophones, partout en Ontario
  • Nous offrons une occasion de bâtir une carrière à la mesure de vos ambitions

Les personnes intéressées pourront acheminer, par courriel, leur lettre de motivation ainsi que leur curriculum vitae, en français, en format PDF, à l’adresse courriel suivante : aagougeon@gmail.com

L’affichage demeure ouvert jusqu’au moment où les postes seront pourvus.

Nous remercions toutes les personnes ayant manifesté un intérêt envers ce poste. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les postulantes retenues pour l’étape de l’entrevue.

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